Bagaimana Sistem Perhitungan Biaya Sewa Fotocopy Bulanan?
Sistem sewa mesin fotocopy bulanan kini menjadi pilihan banyak bisnis karena lebih praktis, hemat, dan tidak membutuhkan biaya perawatan tambahan. Namun, sebelum memilih paket tertentu, penting untuk memahami bagaimana perhitungan biayanya dilakukan. Setiap penyedia biasanya memiliki struktur harga yang berbeda, tetapi umumnya menggunakan beberapa komponen dasar yang mempengaruhi total biaya bulanan.
Artikel ini akan membantu Anda memahami sistem perhitungan biaya sewa fotocopy bulanan, sehingga Anda bisa memilih layanan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
1. Biaya Sewa Mesin (Rental Unit)
Ini adalah biaya dasar yang dibayarkan setiap bulan untuk penggunaan mesin fotocopy. Umumnya mencakup:
- Hak pemakaian mesin selama masa kontrak
- Penggantian sparepart jika rusak
- Maintenance dan service rutin dari teknisi
Harga bervariasi tergantung pada:
- Merk mesin (Canon, Konica Minolta, Epson, dsb.)
- Tipe dan kapasitas (A3/A4, warna/hitam-putih)
- Kecepatan cetak (ppm)
Semakin tinggi spesifikasi mesin, semakin besar biaya sewanya.
2. Biaya Per Lembar (Click Charge)
Komponen penting lainnya adalah biaya per lembar yang dihitung dari jumlah pemakaian bulanan. Biasanya dipisahkan menjadi:
- Biaya cetak hitam-putih
- Biaya cetak warna
Contoh simulasi:
- Hitam-putih: Rp 80 – Rp 120 per lembar
- Warna: Rp 1.200 – Rp 1.500 per lembar
Sistem ini memastikan Anda hanya membayar sesuai pemakaian nyata.
3. Kuota Pemakaian Lembar
Beberapa penyedia memberikan paket dengan kuota tertentu.
Dua jenis skema umum:
- Paket dengan kuota minimal
Anda mendapat paket misalnya 2.000 lembar/bulan
Jika pemakaian lebih, barulah kena biaya tambahan per lembar. - Tanpa kuota (Full per lembar)
Anda hanya membayar biaya sewa + biaya per lembar sesuai jumlah cetakan.
Tip: Jika bisnis Anda punya volume cetak yang stabil, paket kuota biasanya lebih hemat.
4. Komponen yang Sudah Termasuk dalam Biaya
Umumnya harga sewa bulanan sudah termasuk:
- Maintenance rutin dan perbaikan teknisi
- Penggantian sparepart (drum, roller, developer, toner waste)
- Toner gratis sesuai kebutuhan pemakaian
Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi menganggarkan biaya servis atau kerusakan mesin.
5. Komponen yang Tidak Termasuk
Beberapa penyedia bisa saja memberikan pengecualian, misalnya:
- Kertas
- Kelalaian pengguna (mesin rusak karena salah pakai)
- Ongkos tambahan jika lokasi jauh dari area layanan
Pastikan Anda menanyakan detail ini sebelum menandatangani kontrak.
6. Lama Kontrak Memengaruhi Harga
Kontrak sewa biasanya tersedia dalam durasi:
- Bulanan
- 6 bulan
- 12 bulan
- 24–36 bulan
Semakin panjang kontrak, biaya sewa biasanya lebih murah karena dipertimbangkan stabilitas penggunaan jangka panjang.
7. Contoh Simulasi Perhitungan Biaya Sewa Bulanan
Misalnya Anda memilih paket mesin fotocopy A3 hitam-putih:
- Biaya sewa mesin: Rp 550.000/bulan
- Kuota: 2.000 lembar
- Biaya lebih pemakaian: Rp 80/lembar
Jika pemakaian bulan ini 4.200 lembar, maka:
- 2.000 lembar (kuota) → sudah termasuk
- 2.200 lembar tambahan × Rp 80 = Rp 176.000
Total biaya bulan ini = Rp 550.000 + 176.000 = Rp 726.000
8. Tips Menghemat Biaya Sewa Fotocopy Bulanan
- Pilih mesin sesuai kebutuhan (jangan berlebihan spesifikasi).
- Hitung volume cetak bulanan secara akurat.
- Ambil kuota yang pas dengan aktivitas kantor.
- Pastikan penyedia memberi toner dan maintenance gratis.
- Periksa reputasi penyedia agar tidak ada biaya tersembunyi.
Kesimpulan
Sistem perhitungan biaya sewa fotocopy bulanan pada dasarnya terdiri dari biaya sewa mesin, biaya per lembar, dan kuota pemakaian. Memahami komponen-komponen ini sangat penting agar Anda bisa mendapatkan penawaran terbaik dan menghindari biaya tak terduga. Dengan memilih penyedia terpercaya serta paket yang sesuai kebutuhan, bisnis Anda dapat menikmati layanan fotocopy yang efisien dan hemat.
Jika Anda membutuhkan penyedia sewa fotocopy bulanan yang profesional di Bandung, CV. Htree Mutiara Copier siap memberikan paket fleksibel dengan maintenance gratis.